เคยเป็นกันไหมคะ เวลารีบๆ จะหาเอกสารไปทำธุระทีไร ก็แทบจะต้องพลิกบ้านหา เพราะเอกสารบางชิ้นเก็บดี จนลืมว่าเก็บไว้ที่ไหน วันนี้แอดมินเลยจะมาแชร์ 6 วิธี เก็บรักษาเอกสารสำคัญในบ้านอย่างไร ให้ปลอดภัย หาง่าย ไปดูกันเลยค่ะ
?รวบรวมเอกสารในบ้าน
อันดับแรกต้องดูก่อนว่าเอกสารในบ้านทั้งหมดมีอะไรบ้างที่ปะปนกันอยู่ เช่น ทะเบียนบ้าน จดหมาย ใบปลิว บิลค่าน้ำค่าไฟ ฯลฯ แล้วรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน และจัดเป็นหมวดหมู่ไว้คร่าวๆ เพื่อสะดวกต่อการคัดแยกค่ะ
?จัดประเภทของเอกสาร
แบ่งประเภทของเอกสารทั้งหมดให้เป็นหมวดย่อย โดยอาจแยกออกเป็นเอกสารสำคัญ เช่น โฉนดที่ดิน สัญญาชื้อขาย ทะเบียนบ้าน กรมธรรม์ประกันชีวิต และเอกสารหมุนเวียน เมื่อจัดเรียงแยกประเภทแล้ว เอามาจัดเรียงตามวันที่ และเวลาอีกครั้ง เพื่อให้หาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องใช้งาน เช่น จดหมาย,ใบเสร็จรับเงินค่าไฟฟ้า, น้ำประปา, โทรศัพท์ และใบแจ้งหนี้อื่นๆ
?เลือกไว้เฉพาะเอกสารที่จำเป็น
จดหมายเอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี และบิลต่างๆ ที่จำเป็นต้องเก็บให้แยกไว้ ส่วนอันไหนที่ไม่จำเป็นก็ทิ้งไปได้เลยค่ะ เพื่อลดจำนวนเอกสารในบ้าน เช่นเดียวกับกองหนังสือ นิตยสาร หนังสือพิมพ์ต่างๆ อาจจะเลือกเฉพาะส่วนที่ต้องการ หรือเก็บไว้เฉพาะบางเล่ม ก็จะเป็นการช่วยประหยัดพื้นที่มากขึ้น ไม่ให้ดูรกจนเกินไปค่ะ
?เลือกตัวช่วยในการจัดเก็บ
เมื่อแยกเอกสารออกไว้เป็นหมวดหมู่แล้ว ลองมองหาตัวช่วยอย่างเช่น แฟ้มเอกสาร กล่อง หรือตู้เก็บเอกสาร ที่จะช่วยจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระเบียบ ทำให้ง่ายต่อการค้นหา และนำไปใช้งาน ควรแยกให้ชัดเจนว่าแฟ้มไหนเป็นเอกสารหมวดอะไร ถ้าจำนวนเอกสารเยอะมากกว่าหนึ่งแฟ้มอาจใช้วิธีแยกหมวดแฟ้มด้วยสีต่างๆ รวมไปถึงใช้ปากกาเขียนชื่อหมวดกำกับไว้จะช่วยให้หยิบใช้งานได้สะดวกมากขึ้นค่ะ
?จัดเอกสารให้เข้าที่
จัดเก็บเอกสารโดยเรียงลำดับตามการใช้งาน ถ้าเป็นเอกสารที่ใช้บ่อยๆ ควรเก็บไว้ให้เป็นที่ และหยิบใช้งานได้ง่าย ให้เรียงลำดับไปจนถึงเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ อาจเก็บไว้ด้านล่างสุด บนสุด หรือในสุดของตู้ เช่น เอกสารที่เกี่ยวกับการใช้งานอุปกรณ์ต่างๆ ในบ้านควรเก็บไว้ให้สามารถหาออกมาใช้สะดวก ส่วนเอกสารสำคัญต่างๆ ควรจัดเก็บไว้ในตู้ หรือลิ้นชักที่สามารถล็อคได้ และจะต้องมีความแข็งแรง ป้องกันแมลงเพื่อไม่ให้เอกสารถูกทำลายเสียหาย
?ฝึกนิสัยการจัดระเบียบ
ทางที่ดีที่สุดในการจัดการเอกสารให้หาเจอง่าย อยากใช้เมื่อไหร่ก็หาเจอคือ การสร้างนิสัยการจัดระเบียบ เมื่อได้รับเอกสารมาใหม่ให้จัดการเลยในทันที อย่างจดหมายก็เปิดอ่านเลย ใบเสร็จรับเงินถ้าไม่ใช่เรื่องสำคัญก็ทิ้งได้ หรือหาเวลาหนึ่งวันว่างๆ ในสัปดาห์มาจัดเอกสารต่างๆ เข้าแฟ้มให้เรียบร้อย จากขั้นตอนเหล่านี้ถ้าหากว่าทำเป็นประจำก็จะช่วยให้ไม่ต้องปวดหัวเวลาจะหยิบใช้เอกสารอีกต่อไปค่ะ
การจัดเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อยนั้น เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่ควรรีบจัดการเลยค่ะ เพราะเมื่อถึงเวลาที่จำเป็นต้องรีบใช้ก็จะสะดวก และรวดเร็ว ในการหาเอกสารมากๆ เลย แถมยังช่วยให้ปลอดภัยจากแมลงร้าย ที่จ้องจะมาทำลายเอกสารอีกด้วยค่ะ เพียงแค่ลองทำตามวิธีที่แนะนำมาข้างต้น ทีนี้ก็ไม่ต้องพลิกบ้านหาเอกสารกันแล้วล่ะค่ะ
